Managed Print Services

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Mirko Giovannini
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1. Cosa sono i Managed Print Services?

Per quanto riguarda i servizi di stampa e gestione della documentazione aziendale, oggi si parla spesso di noleggio operativo, una pratica che consiste nell’affittare a lungo termine un bene strumentale, invece che acquistarlo con pagamento rateizzato o tramite leasing finanziario.

Con questo metodo, il bene noleggiato rimane di proprietà del locatore, quindi l’azienda non deve inserirlo nei cespiti, gestire piani di ammortamento e occuparsi del riscatto finale; inoltre, i canoni di affitto sono tutti in Opex, quindi sono interamente deducibili a fini IRES e IRAP, e detraibili per l’IVA.

A seconda delle esigenze dell'azienda, un'alternativa è quella di esternalizzare i servizi di stampa tramite i Managed Print Services (MPS), o servizi di stampa gestiti. Inizialmente utilizzato in grandi realtà aziendali, oggi è alla portata anche delle piccole aziende e sta trovando sempre più impiego visti i numerosi vantaggi che comporta. Rispetto ai metodi del noleggio operativo o dei contratti di noleggio stampanti basati sul “costo copia”, i Managed Print Services, prevedono il completo affidamento delle funzioni di stampa e gestione dei documenti ad un fornitore esterno.

Questo si prende il carico dell’intera gestione dell’infrastruttura di stampa aziendale, ottimizzando i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica. Affidarsi agli MPS significa ottenere visibilità e controllo sulla stampa, risparmiare denaro e aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità ambientale e la sicurezza dei documenti.

In questo senso, parlando di “stampa” si intende il costo totale della gestione e dell'ottimizzazione delle stampanti, del loro output, delle persone e dei processi che supportano questi dispositivi, quindi non solo la stampa vera e propria, ma anche le stampanti desktop da ufficio, stampanti multifunzione, fotocopiatrici, scanner, fax e stampanti per grandi volumi, il materiale inviato per stampa rapida, stampa offset, spedizione e distribuzione il supporto dell'help desk IT, assistenza tecnica, manutenzione e richieste di aggiunta, spostamento e modifica, inchiostro, toner e altri materiali di consumo e consumabili. TT Tecnosistemi con il servizio TT Print Intelligent offre, ad esempio, soluzioni personalizzate per una gestione intelligente ed ecosostenibile del parco stampanti che tiene conto dei reali consumi del cliente, dei costi aziendali e del rispetto dell’ambiente.

Oltre ad un vantaggio economico diretto, i vantaggi di un MPS sono molteplici: dal risparmio di carta al sollevare il reparto IT dall’onere della gestione dei dispositivi di stampa e, non per ultimo, il rispetto per l’ambiente grazie allo smaltimento dei toner in maniera corretta.

 

2. Quali sono i benefici dell’outsourcing del parco stampanti?

Vediamo più in dettaglio quali sono i tre principali benefici nella gestione outsourcing dei processi di stampa.

  • Risparmio economico
    Molte aziende spendono molto più di quanto sia realmente necessario per i loro ambienti di stampa e la gestione dei documenti. La stampa costituisce infatti in media il 15% dell’intero budget IT di una piccola/media impresa. Inoltre la maggior parte delle aziende non ottiene il massimo dalla propria infrastruttura di stampa. Gli utenti impiegano troppo tempo per stampare (si stimano 3.250 ore lavorative all’anno in aziende con oltre 250 dipendenti) e il reparto IT perde troppo tempo per soddisfare le richieste di assistenza legate alla stampa. Dunque vi è un’enorme opportunità di ridurre la spesa per la gestione dei documenti stampati e allo stesso tempo migliorarne drasticamente le modalità di utilizzo da parte degli utenti. Un’infrastruttura di stampa inefficiente in cui sono completamente assenti azioni di monitoraggio e ottimizzazione comporta costi dovuti a stampanti e multifunzione in numero superiore a quanti ne siano effettivamente necessari per eseguire il lavoro e, di conseguenza, il costo di consumabili altrettanto superflui.
  • Sollevare l’IT dall’onere della gestione dei dispositivi di stampa.
    Oltre ai costi fissi per dispositivi e consumabili non necessari, una gestione dei documenti inefficiente si ripercuote anche sulla produttività degli utenti e sull’efficacia del loro lavoro: utenti che sprecano troppo tempo per prelevare le stampe a causa di problemi con il dispositivo, utenti che sprecano troppo tempo per compiti manuali che potrebbero essere automatizzati, l’IT che spreca troppo tempo per rispondere a chiamate e problemi di assistenza. Il tempo speso per gestire questi problemi si ripercuote in costi variabili che vanno a sommarsi a quelli fissi visti in precedenza. Solo gestendo le funzioni di stampa in modo ottimizzato grazie all’impiego dei MPS è possibile evitare questi sprechi e avere fin da subito un riscontro economico estremamente vantaggioso.
  • Rispettare l’ambiente smaltendo in maniera corretta i toner
    Il rispetto per l’ambiente non è un fattore da sottovalutare. Il D.Lgs 152/06 ex D.Lgs 22/97 (Decreto Ronchi) obbliga tutti i titolari di partita iva (senza nessuna eccezione) ad una corretta gestione dei rifiuti speciali da stampa informatica esausti (comunemente toner esausti) prodotti con le proprie stampanti. La legge prevede che il produttore del rifiuto sia responsabile per tutto il ciclo di smaltimento toner, che inizia dal momento in cui viene sostituito il toner e finisce nel momento in cui si ha la prova documentata del suo corretto smaltimento. Le discariche comunali non possono accettare toner esausti dalle aziende o titolari di partita iva in quanto sono classificati come Rifiuti Speciali da stampa informatica esausti e, come tali, non sono assimilabili ai rifiuti urbani e quindi le amministrazioni comunali non sono in grado di effettuare una corretta gestione del rifiuto stesso. Anche in caso di stampanti a noleggio, la responsabilità dello smaltimento dei toner è a carico dell’utilizzatore. L’unico modo per gestire i toner esausti rispettando la legge è affidarsi ad appositi servizi di gestione che permettono di trasferire gli obblighi inerenti alla gestione dei toner esausti ad un diverso soggetto giuridico. È il caso del servizio ZeroZeroToner che trasferisce a Berg Phi srl (che ha brevettato un particolare impianto di smaltimento dei toner) la paternità del rifiuto e con essa tutti gli obblighi amministrativi e burocratici derivanti dalla gestione dei toner esausti oltre alle responsabilità penali. In questo modo il produttore del rifiuto è totalmente esonerato da tutte le incombenze ed i rischi derivanti da possibili errori di compilazione.

 

3. Perché non bisogna sottovalutare la sicurezza dei dispositivi di stampa?

Anche se può sembrare strano, le minacce informatiche sono in agguato anche relativamente ai processi di stampa. Secondo una indagine del Ponemon Institute dal titolo “Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study”, risulta che il 64% dei responsabili IT dichiara che le proprie stampanti sono state, probabilmente, infettate da malware ed il 26% delle violazioni dei dati subiti, invece, ha proprio coinvolto anche le stampanti. Le minacce riguardano principalmente il furto di informazioni, spionaggio, sniffing di dati sensibili. Affidando la stampa ad un MSP si può aumentare notevolmente il livello di sicurezza informatica in questo senso.

Un MSP garantisce infatti servizi come la protezione dei dati con stampa, scansione e dischi rigidi crittografati, può fornire stampanti con funzionalità anti-malware per il rilevamento, il blocco e la segnalazione di eventuali anomalie, può ridurre sensibilmente il numero dei lavori di stampa non ritirati, proteggere i documenti riservati e impedire manomissioni e frodi. Dal punto di vista dell’infrastruttura, un MSP può potenziare i dispositivi e aggiornare costantemente il firmware per disporre sempre di nuove patch di sicurezza e prevedere una autenticazione forzata da parte di tutti i computer che intendono accedere ad una stampante. Garantire in modo autonomo questi livelli di sicurezza, comporterebbe un costo elevato e soprattutto un notevole impiego del team IT che altrimenti potrebbe dedicarsi a task direttamente inerenti al core business dell’azienda.

 

4. Non dimenticare la sicurezza delle informazioni di business

Malware ed attacchi informatici non sono le uniche cosa da cui difendersi. È importante anche gestire fisicamente l’accesso ai dispositivi di stampa da parte degli utenti. Viste le molteplici possibilità e funzioni offerte dalle moderne stampanti multifunzione, un buon servizio MPS, come ad esempio quello di TT Tecnosistemi, deve tenere conto di una gerarchia degli utenti che possono accedere alla stampante. Prima di poter utilizzare il dispositivo, l’utente dovrà autenticarsi dopodiché avrà accesso alle funzionalità del dispositivo previste per il relativo livello gerarchico dell’utente. L’identificazione e l’autenticazione dell’utente che intende accedere alla stampante può avvenire in diversi modi. Il più semplice è l’accesso mediante un PIN o una password che l’utente digita direttamente sulla stampante. Altri metodi possono prevedere l’impiego di carte magnetiche (su cui potrebbe anche essere precaricato un credito in termini di copie o un contatore che tenga traccia delle copie effettuate) oppure tag RFID in forma di proximity card o chiavette attive. In alcuni casi si può addirittura optare per sistemi di autenticazione basati sul riconoscimento biometrico (generalmente l’impronta digitale) che garantiscono il livello massimo di sicurezza. Grazie a questi metodi ci saranno utenti abilitati alla stampa a colori, piuttosto che all’utilizzo della funzione fax o dello scanner. In questo modo si ha un controllo capillare dell’utilizzo fisico del dispositivo. Questo consente indubbiamente di aumentare il livello di sicurezza, ma anche di ottimizzare l’utilizzo del dispositivo per le funzioni strettamente necessarie. L’abilitazione delle funzioni utilizzabili da un utente può essere programmata da remoto dal fornitore del servizio di stampa e può essere variata in qualsiasi momento garantendo la massima flessibilità del servizio.

 

5. È possibile oggi stampare in modo ecosostenibile?

Alcuni MSP, come ad esempio TT Tecnosistemi, aderiscono anche a programmi di riforestazione tipo “PrintReleaf”. PrintReleaf è una piattaforma che aiuta a ridurre l’impatto ambientale collegando gli ambienti di stampa aziendali aderenti, a una rete di progetti di riforestazione globale. In pratica la piattaforma misura automaticamente il consumo di carta complessivo e per ogni 8.333 fogli consumati viene piantato un albero in una zona sensibile del pianeta, come Madagascar, Brasile, Messico, Repubblica Dominicana, India, Irlanda e Stati Uniti. Questo costituisce un modo pratico per compensare l’impatto ambientale dei processi di stampa di ogni singolo utente. I clienti possono gestire i propri progetti di consumo e riforestazione attraverso il proprio portale PrintReleaf online.

I dati sul consumo di carta vengono automaticamente aggiornati all'interno del portale in cui i clienti possono visualizzare l'impatto, selezionare i progetti di rimboschimento globale ai quali intendono contribuire.

 

6. I Managed Print Services per la Gestione Documentale

L’impiego di stampanti multifunzione introduce anche una nuova possibilità che l’azienda può sfruttare per ottenere ulteriori vantaggi: la gestione documentale. I Servizi documentali, compresi i Servizi di gestione documentale (DMS), si spingono ben oltre i tradizionali servizi di gestione della stampa a cui siamo abituati. Conservazione, archiviazione, ricerca, condivisione, su carta o su cloud, in ufficio o in mobilità, le soluzioni documentali sono fondamentali per mantenere un alto livello di competitività nell’era digitale moderna.

Disporre di un DMS significa rendere disponibili in modo sicuro tutte le informazioni (progetti, fotografie, video, grafici, contratti o qualsiasi altro tipo di documento o file di qualsiasi dimensione e forma) sviluppate dai vari team attraverso un accesso centralizzato in cloud con autenticazioni e vari livelli di accesso alle informazioni. Il DMS garantisce assoluta riservatezza e la sicurezza delle informazioni tramite backup in mirror. Dunque optare per l’outsourcing dei sistemi di stampa può portare anche l’intera gestione documentale ad un livello decisamente superiore.

TT Tecnosistemi, con il suo Print Solution Finder, mette a disposizione uno strumento online gratuito attraverso il quale è possibile avere un’idea del proprio fabbisogno in termini di stampe, calcolato in funzione di vari parametri tra cui il tipo di azienda, il numero dei dipendenti, il numero di stampanti attualmente impiegate, il numero di copie effettuate per ogni dispositivo e la percentuale di copie colore. Sicuramente un ottimo punto di partenza per capire quale sia la soluzione migliore e più ottimizzata per la tua azienda.

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