Smart Working: tutto quello che c’è da sapere, come si abilita e i vantaggi

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Luca Bencini
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SMART WORKING: TUTTO QUELLO CHE C’è DA SAPERE, COME SI ABILITA E I VANTAGGI

Le misure varate dal Governo per la gestione dell’emergenza Covid-19 raccomandano alle imprese il massimo utilizzo dello Smart Working per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
Indipendentemente dall’urgenza, il cosiddetto Lavoro Agile offre alle aziende una serie di interessanti benefici in termini di efficienza e produttività, oltre rappresentare una tendenza certa per i prossimi anni, con l’ingresso dei nativi digitali nel mondo professionale. Pertanto le aziende sono chiamate ad attrezzarsi rapidamente sul piano sia organizzativo sia tecnologico per abilitare le nuove modalità operative. Il supporto di un partner referenziato ed esperto può essere determinante a questo proposito, indirizzando la scelta delle soluzioni ottimali, offrendo consulenza metodologica e contribuendo all’implementazione del progetto.
Ma quali sono i passi da compiere e gli strumenti da adottare per abilitare una corretta strategia di Smart Working ottenendo i ritorni auspicati?

1 _ Cos’è e come funziona lo Smart Working?

Innanzitutto, è opportuna una precisazione di termini, con un chiaro distinguo dalla voce Remote Working e Telelavoro.

La definizione di Smart Working

Citando la definizione del Politecnico di Milano, lo Smart Working (o Lavoro Agile secondo la traduzione italiana) è “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Si tratta insomma di un approccio alla gestione delle attività dirompente rispetto al passato, che pone l’accento sugli aspetti culturali dell’organizzazione lavorativa e sul coinvolgimento dei dipendenti rispetto alla realtà aziendale. Il rendimento degli smart worker infatti viene misurato per obiettivi raggiunti e non per il tempo speso sul posto di lavoro. Presupposti fondamentali per abilitare lo Smart Working sono infatti l’assoluta libertà nelle modalità organizzative (luogo, tempo, mezzi), il ricorso alle nuove tecnologie digitali e un’intensa collaborazione a distanza su progetti comuni.

Differenza tra Smart Working e Remote Working

“Lavorare da casa o da remoto” è dunque una definizione decisamente riduttiva, perché trascura tutta la serie di implicazioni culturali e organizzative tipiche del modello agile.
Anche l’associazione con il concetto di Telelavoro è fuorviante. In questo caso, esiste una precisa formula contrattuale per cui il dipendente svolge le proprie mansioni a distanza (non nella sede aziendale), ma rispettando i vincoli prestabiliti rispetto alla postazione, agli orari e agli strumenti.
Se lo Smart Working presuppone ugualmente l’attività da remoto, tuttavia svincola il lavoratore dalle limitazioni spazio-temporali e si basa su un accordo tra datore e dipendente all’interno del rapporto di subordinazione.

L’adozione in Italia: i numeri pre e post emergenza Covid-19

Allo scoppio della pandemia, secondo il Politecnico di Milano, in Italia i lavoratori agili erano 570mila ovvero il 2% sul totale dei dipendenti (nel Regno Unito rappresentavano già il 20,2 %, in Francia il 16,6% e in Germania l’8,6%). In due settimane il numero è quasi raddoppiato, come hanno rilevato le statistiche ministeriali.
Se l’emergenza rappresenta un fattore di traino, le imprese nazionali stavano già dimostrando una crescita di interesse verso lo Smart Working, percepito come un’opportunità anche in prospettiva futura.
Riportando nuovamente le statistiche dell’ateneo meneghino, nel 2019 la percentuale di grandi imprese con iniziative strutturate di lavoro agile all’attivo si attestava al 58%. Soltanto l’8% del campione si era dimostrato scettico circa l’introduzione del lavoro agile.
Tuttavia preoccupa l’inerzia delle Piccole e Medie Imprese: i progetti strutturati ammontavano al 12%, le iniziative informali arrivavano al 18%, mentre nel 51% dei casi vigeva l’assoluto disinteresse al tema.

2 _ Quali sono i vantaggi dello Smart Working?

Lo Smart Working si profila come scelta strategica irrinunciabile per i prossimi anni: secondo Gartner, entro il 2030 le richieste di lavoro agile da parte dei dipendenti aumenteranno del 30% con l’ingresso della Generazione Z nel mondo lavorativo.
Rinunciare allo Smart Working significa non solo diventare meno attrattivi nei confronti dei giovani talenti, ma anche perdere tutta una serie di preziose opportunità in termini di efficienza operativa, riduzione dei costi, tutela ambientale e soddisfazione dei dipendenti.
Qualche numero può fare riflettere e rendere l’idea dei benefici ottenibili. Le indagini condotte dal Politecnico di Milano hanno evidenziato che adottando modelli maturi di Smart Working la produttività di un lavoratore può aumentare del 15%. Il tempo medio impiegato per spostarsi nella sede aziendale è pari a 60 minuti al giorno, che grazie al lavoro agile possono essere reinvestiti in attività più utili e gratificanti. La distanza percorsa è di circa 40 chilometri: evitando i trasferimenti si riducono traffico e immissione di anidride carbonica, oltre a favorire un migliore utilizzo dei mezzi pubblici.
L’azienda ottiene inoltre vantaggi di ordine economico: avere meno dipendenti in sede significa ridurre gli spazi lavorativi, il canone degli affitti e i consumi energetici.
Infine, lo Smart Working permette di avere dipendenti più coinvolti e gratificati, grazie alla maggiore autonomia concessa, all’engagement su obiettivi condivisi, alla valutazione per merito. Il 76% degli smart worker è soddisfatto della propria occupazione contro il 55% dei lavoratori tradizionali.

3 _ Gli strumenti per lo Smart Working

Per abilitare qualsiasi iniziativa di Smart Working le tecnologie digitali giocano un ruolo chiave, abilitando nuove modalità di lavoro flessibile e collaborazione tra colleghi. Secondo il Politecnico di Milano, gli strumenti di Smart Working si dividono in quattro categorie: social collaboration per agevolare le comunicazioni e la condivisione di progetti tra le persone (le soluzioni di instant messaging, file sharing, webconference, convergenza fisso-mobile); security per consentire l’accesso da qualsiasi dispositivo ai sistemi aziendali, tutelando la privacy e l’integrità dei dati (ad esempio, la tecnologia di Virtual Private Network); mobility per garantire ai lavoratori di essere produttivi in qualunque momento e da qualunque luogo (computer portatili, smartphone, tablet); workplace tecnology per rendere più efficienti i luoghi di lavoro, fornendo anche servizi a supporto dei lavoratori mobili (rete Wi-Fi, sistemi di telepresenza, soluzioni di printing centralizzate).
In partnership con i maggiori vendor e cloud provider, TT Tecnosistemi offre una serie di tecnologie e servizi a supporto delle iniziative di Smart Working, che predispongono i dipendenti al lavoro agile in tutta sicurezza.

Lo spazio di lavoro per lo Smart Working

Attrezzarsi tecnologicamente per garantire connessioni protette dall’abitazione e dai dispositivi del lavoratore con i sistemi informativi dell’impresa è il primo passo per garantire il successo delle iniziative di Smart Working.
L’utilizzo delle reti domestiche e dei device personali rappresenta una fonte di rischio per l’incolumità delle infrastrutture, delle applicazioni e dei dati aziendali, perché non sempre il dipendente applica le necessarie misure di sicurezza (ad esempio, l’installazione dei software anti-virus sullo smartphone oppure la configurazione delle chiavi Wep e Wpa per i wireless network).
Ecco perché è necessario predisporre opportunamente il workplace a casa del dipendente: innanzitutto per ridurre la componente di vulnerabilità, ma anche per agevolare la creazione di un piccolo ufficio dotato di tutte le tecnologie necessarie alla produttività del lavoratore.

Smart Office di HPE Aruba

La soluzione Smart Office di HPE Aruba permette di creare un Virtual Private Network (Vpn) sicuro dall’access point (Ap) installato a casa del dipendente a un controller allocato nel data center o nella sede principale dell’azienda.
Connettendosi con i propri dispositivi all’Ap fornito da TT Tecnosistemi, i lavoratori possono raggiungere le risorse It aziendali attraverso un canale di comunicazione riservato, che assicura privacy, anonimato e protezione dei dati. L’access point viene collegato direttamente al router fornito dall’Internet Service Provider e propaga lo stesso Ssid (Service set identifier) della rete aziendale: così non si rende necessaria alcuna modifica alla configurazione per una connessione realmente plug-and-play. TT Tecnosistemi può gestire il provisioning e la gestione degli Ap da remoto attraverso la piattaforma cloud Aruba Central.
Grazie alle porte Lan, gli access point permettono di connettere dispositivi che richiedono una connessione cablata come le stampanti o i pc desktop, mettendo a disposizione del dipendente una pratica postazione di lavoro.

Collaboration con Microsoft Teams e OneDrive

Rilasciata nel 2017, Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata che combina chat, videoconferenze, archiviazione di file (con funzionalità di collaboration) e integrazione delle applicazioni. Il servizio si integra con la suite Office 365 e include estensioni che possono essere integrate con prodotti di terze parti. Grazie alla soluzione Microsoft, gli utenti possono creare gruppi di discussione su argomenti specifici, comunicare tramite messaggistica istantanea e chiamate VoIp, organizzare meeting virtuali, invitare i colleghi alle riunioni.
Microsoft mette anche a disposizione la soluzione OneDrive For Business per l’archiviazion e la condivisione di file tra colleghi attraverso un sistema di privilegi, policy e controllo degli accessi. I dipendenti possono così scambiarsi cartelle e documenti per lavorare su progetti comuni garantendo la riservatezza delle informazioni.

Assistenza da remoto tramite Livemote

Il Field Service Management (Fsm) è un modello organizzativo che permette di erogare attività di consulenza, vendita o manutenzione direttamente sul campo. Per coordinare centralmente tutte le operazioni svolte fuori sede dal personale aziendale, presso le sedi dei clienti, oggi è possibile ricorrere a software specifici, che permettono di tenere sotto controllo la pianificazione e l’esecuzione delle attività, automatizzando diversi task difficili da gestire manualmente.
In situazioni di urgenza, le soluzioni Fsm si rivelano particolarmente preziose perché consentono agli operatori in loco di comunicare con gli esperti tramite le tecnologie digitali (chat, VoIP, video chiamate), ottenendo informazioni utili per risolvere le criticità. A maggiore ragione, queste tecnologie tornano utili con l’emergenza Coronavirus che obbliga al distanziamento sociale e limita la possibilità di spostamento: così infatti è possibile eseguire gli interventi necessari anche da remoto.
Infatti, grazie alle funzionalità di augmented reality, l’operatore invia la sua visuale all'esperto che può, a sua volta, inserire indicazioni visive ed elementi interattivi nella posizione esatta in cui il tecnico deve intervenire. Il tracking in tempo reale proietta le informazioni nello spazio di intervento dell’operatore che le visualizza sovrapposte all'oggetto come fossero reali. Secondo le statistiche, le tecnologie di realtà aumentata permettono di migliorare l’efficacia degli interventi del 34%.
Anche l’intelligenza artificiale contribuisce ad aumentare le prestazioni degli operatori sul campo mettendo a disposizione un assistente virtuale come guida per suggerire le azioni da compiere e le potenziali soluzioni al problema.
In ambito Field Service Management, TT Tecnosistemi propone la tecnologia Livemote, facilmente integrabile con piattaforme e applicativi gestionali di terze parti, che permette di:
– amministrare le richieste di assistenza on site, che vengono raccolte centralmente, visualizzate sui dispositivi mobile degli operatori, quindi gestite in autonomia;
– ottenere istruzioni passo-passo e percorsi guidati per la risoluzione di interventi complessi;
– accedere a documentazione tecnica e informazioni utili personalizzabili direttamente da smartphone;
– ricevere reportistica aggiornata sull’andamento delle attività, in modo da monitorare e analizzare i key performance indicators in ottica di miglioramento continuo.

Arxivar per la digitalizzazione documentale

Lo Smart Working prevede come precondizione necessaria la possibilità di accedere alle informazioni aziendali e attivarne la condivisione con i colleghi. Tutto parte quindi dalla digitalizzazione del knowledge dell’organizzazione, che deve essere archiviato centralmente e reso disponibile ai dipendenti.
In questo contesto, TT Tecnosistemi consiglia ARXivar NEXT, la piattaforma web di Information & Process Management che permette di raccogliere e integrare le informazioni provenienti da fonti eterogenee di terza parti e di renderle disponibili agli utenti su qualsiasi dispositivo.
La soluzione permette di automatizzare i flussi di raccolta e gestione dei dati, consentire e organizzare i processi di archiviazione e condivisione dei file, tenere traccia dell’avanzamento delle attività.

4 _ Smart Working e compliance: focus su Privacy e aspetti legali

Se le nuove tecnologie digitali sono ormai mature per consentire lo sviluppo di nuove forme di organizzazione agile, non bisogna trascurare alcuni aspetti importanti quando si intraprendono progetti di Smart Working. Ad esempio, tutte le implicazioni legali legate alla tutela della privacy e delle informazioni sensibili.
Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR). Se in Italia le aziende che si dichiarano adeguatamente attrezzate per rispettare le normative sono in numero sempre maggiore, il lavoro agile potrebbe destare qualche preoccupazione aggiuntiva.
Gli smart worker infatti entrano in possesso di informazioni aziendali riservate (ad esempio, le anagrafiche dei clienti) attraverso i propri dispositivi e in modalità remota, quindi meno controllabile. Comportamenti superficiali o scorretti potrebbero generare problematiche di sicurezza e compliance. Quindi oltre ad adottare misure e tecnologie per minimizzare i rischi, occorre agire a livello di formazione e risorse umane, istruendo e responsabilizzando gli utenti sui temi della sicurezza, della privacy e della conformità.

5 _ Lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione

Lo Smart Working è un’opportunità non solo per le aziende private, ma anche per gli enti pubblici. All’interno della Legge 22 maggio 2017 n. 81 (art. 18-24) che disciplina il lavoro agile, il comma 3 puntualizza l’estensione della normativa anche al mondo della pubblica amministrazione.
Secondo il Politecnico di Milano, nel 2019 il settore pubblico aveva segnato una svolta significativa nella direzione dello Smart Working, raddoppiando i progetti strutturati rispetto all’anno precedente (si è passati dall’8 al 16%). Il 42% delle Pa di grandi dimensioni aveva già all’attivo iniziative ben definite. Tuttavia, c’erano anche dati poco confortanti: 4 enti pubblici su 10 non avevano progetti attivi, il 31% si è dichiarato scettico e il 7% disinteressato.
Per sbloccare la situazione, occorrerebbe una maggiore consapevolezza sui vantaggi ottenibili dallo Smart Working. Sono necessarie iniziative di comunicazione per fare cultura e svecchiare l’impianto tradizionale, supportando inoltre la semplificazione delle procedure (troppe regole ingessano) e le opportunità di fare rete tra enti per agevolare l’organizzazione dei processi agili.

6 _ Come definire un piano di implementazione dello Smart Working

Dallo scenario descritto, emerge chiaramente che lo Smart Working non è una questione prettamente tecnologica, coinvolgendo nel profondo le abitudini dei lavoratori e la struttura aziendale. Si tratta di un percorso che va affrontato gradualmente sotto tre diversi aspetti: revisione dei processi (ad esempio, il flusso di gestione delle informazioni e la definizione delle policy di accesso ai documenti); implementazione tecnologica (quindi la scelta, l’installazione e l’integrazione degli strumenti digitali); change management (ovvero la preparazione, formazione e responsabilizzazione di tutto il personale aziendale, dai vertici all’operatore tecnico).
Solo così, con una strategia olistica, si possono ottenere i benefici del lavoro agile (efficienza, maggiore produttività, soddisfazione dei dipendenti, riduzione dei costi per gli spostamenti, meno inquinamento e così via), minimizzando gli effetti collaterali come la violazione delle informazioni o le criticità (ad esempio, l’impossibilità di collaborare a distanza per mancanza di strumenti adeguati).

Il salto da un’organizzazione tradizionale al lavoro agile insomma non è banale: ecco perché è preferibile affidarsi a un partner come TT Tecnosistemi, con una vista ad ampio raggio sui trend tecnologici, una forte padronanza su temi dell’integrazione, una decisiva competenza di processo, una comprovata esperienza sui progetti di Smart Working e una rete di partnership con i marchi leader del settore.

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